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Planifier une première rencontre élèves-parents

La majorité des enseignantes ont déjà communiqué par téléphone avec leurs élèves depuis le début de la pandémie. Toutefois, il est possible que de nouveaux facteurs d’organisation scolaire exigent que des enseignantes non titulaires de certains élèves ou que des spécialistes amorcent la communication avec ces jeunes et leurs parents. Ou encore, peut-être estimez-vous que le premier contact n’a pas donné les résultats escomptés ou souhaitez-vous mettre de l’avant la visioconférence comme moyen de communication. Les éléments suivants pourront vous inspirer pour réajuster le tir et tenter une nouvelle approche.

Importance du premier contact

En classe, toutes les enseignantes connaissent l’importance des premiers jours de l’année scolaire, où les routines et les règles de vie sont instaurées au sein du groupe. Il en est de même dans un contexte de formation à distance. Il est donc primordial de bien planifier le premier contact afin d’en faire une réussite.

Comment faire ce premier contact?

Le choix du moyen de communication peut se faire selon divers critères, notamment les préférences personnelles de l’enseignante, mais également selon des considérations en lien avec la clientèle : niveau scolaire, niveau d’autonomie, accès aux technologies ou aisance avec les outils technologiques. Un grand nombre de moyens de communication sont possibles : appel téléphonique, courriel à l’élève et aux parents, enregistrement vidéo, messagerie, envoi postal, réseaux sociaux (au besoin).

Il faut réussir à joindre tous les élèves et leurs parents lors de la première communication. Si vous utilisez déjà un moyen de communication efficace avec les parents et les élèves, nous vous suggérons de le conserver. Dans les autres cas, un appel téléphonique est souhaitable pour les communications individualisées, alors que le courriel est approprié pour les communications générales et les informations sur la suite des choses.

Astuce

Lors de vos communications par courriel avec les parents, évitez la transmission d’informations personnelles. Nous vous suggérons de placer votre adresse comme principal destinataire dans le champ A et d’inscrire les adresses électroniques des parents et des élèves dans le champ CCI (copie conforme invisible). Cette pratique permet de protéger l’anonymat des correspondants et d’éviter qu’un parent, sans le vouloir, réponde à tous.

Que dire à l’élève lors de la première communication?

  • S’informer de lui et de sa famille;
  • Présenter les moyens de communication choisis par l’enseignante;
  • Annoncer ses disponibilités;
  • Atténuer les difficultés en lien avec l’utilisation de la technologie en fournissant, par exemple, des tutoriels pour guider l’élève et le parent sur la plateforme utilisée.

Lors des communications par écrit (courriel ou autre), nous vous recommandons de demander une réponse de retour de la part des parents ou des jeunes. Cela vous permet de savoir qui a bien reçu votre message et de relancer, souvent par téléphone, ceux qui ne vous ont pas répondu.

La collaboration des parents

Parents aux côté d’un enfant

Principalement à la maternelle et au primaire, il est fondamental de communiquer d’abord avec les parents. Leur implication dans l’apprentissage de leur enfant est primordiale, surtout dans les premiers moments de contact. Ils doivent également être informés quant à leur rôle. Plusieurs parents apprécient les communications de l’enseignante : celles-ci les informent du travail à accomplir par leur enfant, de la progression ou des difficultés éprouvées par ce dernier et rassurent quant à la disponibilité et la collaboration de l’enseignante. On crée ainsi une forme de partenariat entre l’enseignante et les parents. Il ne faut toutefois pas oublier les élèves. Un enregistrement vidéo, fait par exemple à partir d’un appareil mobile et déposé sur YouTube (non répertorié) ou envoyé en pièce jointe d’un courriel, peut servir de premier contact avec les enfants et annoncer la première rencontre synchrone en visioconférence.

Les communications doivent être efficaces et regrouper toute l’information essentielle pour éviter de les multiplier. Pensez aux parents qui ont plusieurs enfants et qui reçoivent de nombreux courriels quotidiennement de chacune de leurs enseignantes. Il est facile de s’y perdre! Une autre possibilité pour vous assurer de donner les bonnes informations en même temps aux parents est d’organiser une rencontre virtuelle de parents en utilisant la visioconférence. Les enseignantes qui ont expérimenté cette façon de faire l’ont particulièrement aimée, car elle ouvre les portes vers des manières innovantes de communiquer.

Exemple d’une rencontre de parents sur visioconférence réalisée par les enseignantes Sonia Quirion et Lyne Veilleux de la CS de la Beauce-Etchemin

Capture-écran d’une rencontre de parents sur visioconférence

Des enseignantes témoignent

Voici quelques témoignages sur le rôle des parents.

Quels rôles devraient jouer les parents dans l’enseignement à distance?

Karine Godin-Tremblay, enseignante du 1er cycle [2 min 35 s]

Pascale Tremblay, enseignante du 2e cycle [3 min 10 s]

Le rôle des parents d’enfants d’âge préscolaire dans les rencontres en visioconférence

« Les parents m’aident lors de la rencontre : tout d’abord, techniquement, pour l’ouverture de la caméra, l’ouverture du micro, l’ajustement de l’écran pour bien voir l’enfant, etc. Aussi, j’ai besoin d’eux pour répéter ce que leur enfant dit s’il est trop timide et parle tout bas, j’ai aussi besoin qu’ils m’aident à encourager le petit s’il se fatigue ou se désintéresse. Ils sont très aidants! »

Isabelle Giasson, enseignante à l’éducation préscolaire, CS de Montréal

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Des parents témoignent

Comment trouvez-vous l’expérience de l’enseignement à distance?

Parents de Louis-Thomas [2 min 41 s]

Préparer une visioconférence avec sa classe

Une fois le premier contact établi, il sera plus aisé d’informer les parents et les élèves de la suite des choses. Le fait de se retrouver seul devant son ordinateur ou sa tablette peut être déstabilisant et insécurisant pour plusieurs élèves. Certains peuvent appréhender de devoir apprendre sans soutien, notamment les non-lecteurs et ceux ayant des difficultés d’apprentissage, et de ne pas trouver rapidement de réponses à leurs questions. Il est donc primordial qu’ils sachent rapidement que leur enseignante est disponible pour les soutenir personnellement dans leurs apprentissages.

Plus bas, l’exemple de message aux parents et l’exemple de sondage peuvent vous aider à transmettre les informations de connexion aux parents et aux jeunes. Vous pourriez leur envoyer un tutoriel de connexion (exemple Accéder au Google Slides.) et des suggestions pour les aider à résoudre les difficultés rencontrées (numéro de téléphone du soutien technique, etc.). Vous pourriez également placer dans votre salle de classe virtuelle des tutoriels simples pour informer les visiteurs qu’ils sont au bon endroit (exemple Accéder au Google Slides.) et des fonctionnalités de base de l’outil de visioconférence choisi (exemple Accéder au Google Slides.). Nous vous suggérons de leur offrir de se connecter 15 minutes à l’avance pour vérifier le fonctionnement technique de la visioconférence.

Des enseignantes témoignent

Voici des témoignages sur la préparation des rencontres.

De quelle façon avez-vous planifié la première rencontre à distance avec vos élèves?

« Premièrement, j’ai envoyé un sondage aux parents qui a permis de recueillir toutes les informations importantes : leur approbation pour la participation à ma classe virtuelle, la bonne adresse courriel à utiliser, l’état de la connexion et les appareils disponibles pour leur enfant à la maison faisaient partie du sondage. Par la suite, j’ai décidé du moment de notre rencontre et je leur ai fait parvenir un tutoriel pour éviter les problèmes de branchement de dernière minute. J’ai également suggéré de faire des tests à l’avance. Lorsqu’ils accédaient à ma classe virtuelle, on pouvait apercevoir une image qui disait : “Vous êtes bien connectés à l’activité et vous aurez accès au micro et à la caméra seulement lorsque l’activité débutera.” Le but était simplement qu’ils soient prêts pour notre rencontre. »

Lise Cayouette, enseignante au 2e cycle, CS René-Lévesque

« Tout d’abord, ma planification a commencé par une recherche d’une plateforme qui devait correspondre à mes besoins et aussi à ceux de mes élèves de 6e année pour un accompagnement à distance. Par la suite, je me suis familiarisée avec mon nouvel outil de travail pour améliorer mon efficacité.

Ma seconde phase était de prendre contact avec les parents ainsi que les élèves. C’est important que cette démarche soit faite au moins 2 jours à l’avance. J’ai préconisé l’approche par courriel et ensuite téléphonique pour annoncer les informations concernant cette approche novatrice et formatrice. J’ai commencé par envoyer par courriel une lettre mentionnant le projet et des tutoriels aidant l’enfant à accéder à ma salle de classe virtuelle. Par la suite, j’ai appelé chaque parent. J’ai constaté que prendre le temps de parler aux parents m’a permis de les rassurer et de répondre à leurs nombreuses questions.

Finalement, j’ai planifié les contenus de ma rencontre. Ma planification devait être ajustée à ma nouvelle réalité. Je voulais un accompagnement à distance pour favoriser la motivation et l’autonomie chez mes élèves. Je devais m’assurer que mes élèves se familiarisent graduellement avec ce nouvel outil de travail. J’avais donc prévu de commencer ma rencontre en faisant un test de son pour chaque élève qui accédait à ma salle virtuelle. Je considérais que ce serait une étape rassurante pour les élèves. Mon objectif principal de cette rencontre était d’échanger et de socialiser avant tout. Donc, j’ai pensé projeter à l’écran les tutoriels des outils de base de la plateforme et les consignes à respecter pour une rencontre efficace. Chaque élève devait par la suite essayer avec mon soutien les outils proposés. Ainsi, je m’assurais que chaque élève pouvait intervenir dans cette rencontre sans problème lorsqu’il le désirait.

Pour une première rencontre à distance avec les élèves, la clé de la réussite est dans une planification pour simplifier l’accès et l’utilisation de la plateforme par ceux-ci. »

Linda Duval, enseignante au 3e cycle, CS Pierre-Neveu

Cliquez sur les pastilles numérotées ou sur les flèches pour poursuivre votre lecture.

Modèles à télécharger

Voici un exemple de courriel qui pourrait être envoyé aux élèves en prévision d’une première rencontre en visioconférence. Vous pouvez adapter cette lettre pour la transmettre aux parents de vos élèves.

Voici un exemple de sondage à envoyer aux parents pour connaître leur logistique technologique. Vous pouvez créer un sondage dans le format de votre choix (Forms, Google Forms, SurveyMonkey, etc.) en vous inspirant de ces questions :

Modifié le: mardi, 26 mai 2020, 18:20
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